Seoses sisendite (eelkõige tööjõu) hindade tõusuga ei ole üldjuhul enam võimalik oma äri üles ehitada kulueelisele ja rahvusvaheliste brändide tootjate allhanke pakkumisele. Tuleb hakata kujundama oma nägu ning olema ise eriline ja ihaldusväärne – tegutseda teadliku ja professionaalse meeskonnana.
Selleks on loodud virtuaalne meeskond – grupp inimesi, kes töötavad erinevates geograafilistes asukohtades. Virtuaalne meeskond suhtleb peamiselt üle interneti ning ei pruugi teineteist silmast-silma näha. Elektrooniline meeskond võimaldab ettevõtetel hankida oma ala parimad talente ilma geograafiliste piiranguteta.
2010. aasta Euroopa töötingimuste uuringust selgub, et Euroopas teeb veerand töötajatest kaugtööd. Eestis teeb kaugtööd ca 20% inimestest ja see trend on tõusuteel. Ka küsitlused kinnitavad, et kaugtöö tegijad on oma tööga enam rahul. Põhjused miks eelistada kaugtööd on mitmeid – tööle sõitmiseks kuluv aeg (mega ummikud suurlinnades), keskkond (osad inimesed on efektiivsemad üksi töötades), vabadus oma päev ise planeerida (töö- ja pereelu ühildamine) jne. ''
Miks üldse valida virtuaalne meeskond?
Mugavus ja laiskus on kerged tekkima, samuti rutiin. Äri keskendub tehingutele ja kasumlikkusele ning töötab nagu hästiõlitatud masin. Nii läheb kaotsi ka ettevõtja kirg. Oht on suur, et ettevõtte tooted ja teenused hakkavad lausa ajale jalgu jääma, sest turupilt muutub väga kiiresti. Kui tunned, et Sul on käsil liiga palju asju korraga ja lõpuks ei tule nagu miski välja, siis tuleb abiks delegeerimine. Kuidas Sa tead, millal ja mida delegeerida? Vastus on lihtne.
- Sa ei naudi oma tööd;
- on asju, milles Sa võiksid olla parem;
- rutiinsed tööd, milles kiputakse vigu tegema;
- kui tunned, et aeg on liialt kallis selle ülesande tegemiseks;
- oled kaotanud fookuse;
- tunned, et oled jäänud üksi;
- oled üksi toimetades kaotanud motivatsiooni.
Virtuaalne assistent on tark valik, kui oled hädas oma aja planeerimisega, oled kaotanud fookuse või jääb teie praguses meeskonnas puudu spetsiiflistest oskustest.
Kuidas virtuaalseid meeskondi hallata?
Leia ühiseid aegu. Virtuaalmeeskonna liikmetel on erinev päevakava, vahel isegi erinev ajavöönd. Kindlasti aga tuleks leida ajad, mis kattuksid kõigil meeskonna liikmetel, sest koosolekud on hästi töötava meeskonna alustalad. Tuleb vaielda, argumenteerida ja vaadelda erinevaid nurki, vaid nii jõutakse parimate lahendusteni.
Kasuta Skype, mitte e-maili või teisi smart rakendusi. Tänapäeval on uue põlvkonna töötajad väga nutiteadlikud. Enamusel neist on Skype app telefonis ja rohkem kui kunagi varem on kiired kõned sooritatud just läbi appide. Facetime ei ole enam ammu mobiilsetele mobiilikõnedele mõeldud ressurss, vaid tarbevahend meie kõigi töö lihtsustamiseks. Samuti on kordades kiirem asju ajada konverentskõnede abil.
Kirjuta Google Docsi. See on elu päästev ressurss juhul kui tähtajad on ukse ees, turunduskampaania on pooleli või on vaja kiirelt mõni memo üles tähendada. Miks? Sest selle jagamiseks ei ole vaja koostada faili ja seda siis saatma hakata. Liikmed näevad muutusi reaalajas. Pea meeles, et kiire ligipääs ja info liikuvus on number üks virtuaaltöötaja töös. Vaata virtuaalsete meeskondade tööriistade listi siit blogist.
Ärge eeldage midagi. Suhtlus virtuaalsete meeskondade vahel esitab väljakutse, sest teil puudub lugemise, näoilmete, kehakeele või muude sotsiaalsete märkide toetus. Sellest tuleneb mitmetähenduslikkuse ja kimbatuse määra suurenemine koostöö jooksul. Järelikult peate te olema oma nõuetes väga konkreetne ja eeldama vastaspoole teadmiste puudumist. Teil peab olema 100%-line selgus oma ootustes ja mitte jätma mitte ühtki oma nõudmist tõlgendamiseks lahtiseks.
Määrake kõikidele asjadele tähtajad. Parkinsoni seadus ütleb, et töö võtab alati nii palju aega, kui tema teostamiseks on antud. Teisisõnu, kui te annate kellelegi kümme päeva ülesande teostamiseks, siis kulub tal kümme päeva selle teostamiseks. Kui anda talle üks päev, siis kulub tal selleks üks päev. Teisiti tõlgitsetult tähendab see, et ülesanne, millel puudub selleks määratud tähtaeg, ei saa kunagi valmis. Seega vältimaks selle Parkinsoni seaduspärasuse teostumist määrake igale asjale tähtaeg. Isegi siis, kui teie arvates pole tähtaega vaja, määrake igal juhul siiski tähtaeg.
Mis on virtuaalse tiimi plussid?
Võid valida oma ala tipptegijad. Üle terve maailma. Mõned näited, kus rahvusvahelisel turul liikmeid palgata:
- Upwork
- Fiverr
- PeoplePerHour
- Goworkabit – Eesti turul toimetav.
Töötaja on parema vaimse tervise juures. Lihtne – nad saavad kodust töötades teha rohkem ise süüa, käia trennis, veeta aega oma lähedastega ja planeerida oma aega ise.
Töötaja on õnnelikum. Paindlik tööaeg tagab vabama eluviisi. Nad ei pea võtma päeva vabaks, et arstil käia või küsima luba, et teha pikem lõunapaus. Suurem vabadus ühildada paremini pereelu tööeluga.
Madalamad üldkulud. Sinu jaoks väiksem ruumide rent, samuti ei pea sa omama füüsilist vara.
… aga miinused?
Igal tegevusel leidub nii plusse kui miinuseid.
Usalduse säilitamine. Suurim küsimus tööandja poolt on see, et kas su alluvad teevad tööd või mitte? Kui ülemus ei näe, et tema alluv töötab, siis kuidas teha kindlaks, et nad ei raiska aega oma isiklikeks asjadeks. Kuid tänapäeval on selleks olemas juba mitmeid tehnoloogilisi rakendusi, mis mõõdavad vajadusel ka tunnitööd. Juhul, kui tunnid on eesmärk omaette, siiski peaks valdavalt olema töö mõõtmiseks tulemus, mitte tunnid. Kuid olenevalt ärimudelist, juhtimisstiilist on võimalik kõike mõõta ka kaugtöötajate puhul.
Vähene meeskondlik koostöö. Virtuaalne meeskond võib laiali valguda, sest igaüks valib iseseisvalt oma tööaja ning võib juhtuda, et keskendutakse süvitsi vaid enda töösse. Ei tunta end kollektiivi osana ja ei teki meeskonnatunnet.
Turvalisus. Kaugjuhitaval meeskonnal on väga raske hoida konfidentsiaalset infot salajasena. Näiteks võib teatud majandusharude, näiteks finantsteenuste ja tervishoiu andmete tahtmatu kadumine avaldada tõsiseid tagajärgi.
Ärid algavad ideest ettevõtja peas. Ettevõtjad on reeglina täidetud kirega luua midagi uut. Võib öelda ka, et ettevõtja on moodne maadeavastaja, kes otsib uusi piirkondi. Ja ettevõtja võtab peaaegu alati riske. Praegu on hea aeg teha strateegiaplaane 2018 aastaks, ära unusta lisamast professionaalseid meeskonnaliikmeid, kes aitavad äril kasvada!
Kui soovid virtuaalassistendi abi, siis võta meiega ühendust.
https://virtuaalassistent.ee/kuidas-virtuaalseid-meeskondi-luua-ja-hallata/
